DZIEŃ DIAGNOSTY LABORATORYJNEGO
PRZEDMIOT POSTĘPOWANIA OFERTOWEGO
Cel i przedmiot postępowania ofertowego:
Celem i przedmiotem postępowania jest wybór Agencji, która opracuje formułę oraz zorganizuje ogólnopolskie wydarzenie z okazji Dnia Diagnosty Laboratoryjnego.
Tło projektu:
DZIEŃ DIAGNOSTY LABORATORYJNEGO jest obchodzony każdego roku 27 maja. Święto to
zostało ustanowione, aby podkreślić rolę przedstawicieli tego zawodu w opiece nad pacjentem.
Krajowa Izba Diagnostów Laboratoryjnych ustanawiając ten dzień upamiętniła w nim
przełomowe odkrycie przez Heinricha J. Matthaei i Marshalla Warrena Nirenberga. W 1961 roku rozwikłali oni tajemnicę kodu genetycznego, co ogromnie wpłynęło na późniejsze dokonania z dziedziny genetyki i biochemii.
Założenia projektu:
Kompleksowe stworzenie formuły i organizacja DNIA DIAGNOSTY LABORATORYJNEGO,
którego celem jest celebracja święta diagnosty laboratoryjnego, promocja zawodu,
podkreślenie jego wagi dla systemu opieki zdrowotnej i integracja środowiska zawodowego.
Wydarzenie zostanie sfinansowane z budżetu zewnętrznego opartego m. in. na współpracy ze sponsorami – firmami działającymi w obszarze diagnostyki laboratoryjnej. Natomiast po stronie Krajowej Izby Diagnostów Laboratoryjnych pozostanie niewielki budżet operacyjny.
Zapytanie jest w znacznej mierze oparte na zaprezentowaniu kompleksowej koncepcji eventu
lub eventów z okazji Dnia Diagnosty Laboratoryjnego, czyli przedstawienie: pomysłu, logistyki, sposobów pozyskania funduszy oraz organizacji wydarzenia.
Opis grupy docelowej:
W grupie docelowej wyróżniamy:
1. Diagnostów laboratoryjnych – członków samorządu zawodowego
2. Przedstawicieli administracji publicznej
3. Przedstawicieli samorządów zawodów medycznych
4. Pacjentów i organizacje pacjenckie
5. Media branżowe
6. Przedstawicieli środowiska akademickiego
Zadanie dla agencji:
Przedstawienie kompleksowej koncepcji kreatywno–logistycznej organizacji ogólnopolskiego wydarzenia z okazji Dnia Diagnosty Laboratoryjnego oraz przedstawienie propozycji pozyskania funduszy na organizację tego wydarzenia, w tym stworzenie oferty handlowej dla
potencjalnych sponsorów wydarzenia.
Wydarzenie ma odbyć się w dniu 24 maja 2024 r. lub w dniach 23-24 maja 2024 r.
Formuła:
Prosimy o zaproponowanie optymalnego rozwiązania, które w nowoczesny i niestandardowy
sposób powoli zintegrować środowisko zawodowe, zaprezentuje jego pozytywny wpływ na
system opieki zdrowotnej, a także stworzy platformę dyskusji o przyszłości diagnostyki
laboratoryjnej.
Mając na uwadze specyfikę grup docelowych, oczekujemy propozycji, w jaki sposób możemy
trafić do szerokiego grona odbiorców optymalizując przy tym koszty.
Lokalizacja:
Warszawa - prosimy o zaproponowanie konkretnego miejsca lub miejsc dostosowanych do
celów eventu, które umożliwią realizację zaproponowanej agendy.
Prosimy, aby w ofercie znalazły się miejsca, których dostępność została potwierdzona.
Liczba uczestników:
Liczba do zaproponowania przez agencję - zgodnie z opisaną formułą wydarzenia.
Data:
24 maja 2024 r. lub w dniach 23-24 maja 2024 r.
Czas trwania: w godzinach ok. 11:00-18:00
Wstępna agenda: do zaproponowania przez Agencję. Szczegółowa agenda do ustalenia na późniejszym etapie.
Miejsce na event:
Prosimy o miejsce dostosowane do celów eventu, które umożliwi realizację agendy. Prosimy,
aby w ofercie znalazły się miejsca, których dostępność została potwierdzona. Mogą to być
obiekty konferencyjne, hotele lub ciekawe przestrzenie eventowe.
Przestrzeń:
Rozkład przestrzeni zgodna z założeniami koncepcji.
Zaproszenia i rejestracja:
Opracowanie logistyki procesu zapowiadającego wydarzenie, zaproszenia oraz rejestracja uczestników i gości zaproszonych przez Krajową Izbę Diagnostów Laboratoryjnych.
Na miejscu/miejscach niezbędny będzie punkt rejestracji i identyfikacja gości, obsługiwany
przez hostessy/hostów w ilości zapewniającej sprawną obsługę.
Dodatkowo prosimy o uwzględnienie opcji wysyłki mailingów do zarejestrowanych osób,
potwierdzających rejestrację, informujących o szczegółach wydarzenia, przypominających o
terminie wydarzenia etc.
Oprawa graficzna:
Będziemy potrzebowali stworzyć KV wydarzenia, aby na tej podstawie stworzyć elementy
wizualne. Podczas realizacji potrzebne będzie wsparcia Agencji również przy dopracowaniu
graficznym prezentacji oraz przygotowaniu zaproszeń. Projekty graficzne zostaną również
wykorzystane do działań promocyjnych przed startem wydarzenia.
Technika i scenografia:
Dostosowane do celów eventu, które logistycznie umożliwi realizację agendy.
Foto i videorelacji:
Zapewnienie realizacji foto w trakcie trwania Wydarzenia. Minimalnie 150 szt. zdjęć.
Opcjonalnie przygotowanie materiału video wydarzenia. Długość filmu 150 sekund oraz
skrócona wersja do 30 sekund.
Budżet:
Projektowany budżet zakładający organizację wyżej opisanego wydarzenia to 600 tys. zł netto, z czego KIDL zamierza wydatkować kwotę odpowiadającą max. 10% budżetu wydarzenia, nie większą jednak niż 60.000 zł. Pozostałe koszty powinny zostać pokryte przez sponsorów pozyskanych przez Oferenta.
Finalny budżet uzależniony będzie od liczby pozyskanych partnerów i środków.
Prosimy o zaprezentowanie kosztorysu szczegółowego netto/brutto wraz z wynagrodzeniem
agencji oraz wszelkimi punktami związanymi z kompleksową organizacją, pozyskaniem
sponsorów i obsługą prawno-finansową przedsięwzięcia.
Na Oferencie spoczywać będzie zawarcie wszystkich umów niezbędnych do przeprowadzenia wydarzenia (wynajem sal, ew. usługa hotelowa, umowy ze sponsorami).
Warunki dotyczące oceny oraz formy składania oferty:
1. Oferta w postaci pliku w formacie PDF/PowerPoint wraz z kosztorysem w postaci pliku Excel.
2. Zawarcie w ofercie listy podmiotów, dla których Oferent wykonywał prace o podobnym
zakresie, w latach 2022-2023.
3. Zawarcie w ofercie referencji od kontrahentów dotyczących wskazanych w zapytaniu usług.
Składając ofertę Oferent jednocześnie oświadcza, że:
1. posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, a także pracowników zdolnych do realizacji
przedstawionego zakresu.
2. przedstawi dokumentacji w formie portfolio dot. analogicznych realizacji wydarzeń
podobnym zakresie, w latach 2022-2023.
Kryteria oceny:
Sposób oceny ofert: Przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie kierował się
następującymi kryteriami i odpowiadającymi im znaczeniami oraz w następujący sposób będzie
oceniał spełnienie kryteriów:
Cena – 40%
Koncepcja kreatywna – 40%
Doświadczenie oferenta – 20%
Forma złożenia oferty:
OFERTA CENOWA - EXCEL
PREZENTACJA PROPOZYCJI – PDF/POWER POINT
Wersja językowa: polska
Termin składania ofert: 2024-01-31
Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: media@kidl.org.pl
Warunki formalne:
Wkład zamawiającego w koszty organizacyjne wydarzenia może wynieść 10% budżetu
wydarzenia, przy czym nie może być większy niż 60 tys. zł netto.
Zamawiający zastrzega możliwość niewybrania żadnej z ofert, jeśli wszystkie oferty przewyższać będą zaplanowany budżet na zamówienie lub nie będą spełniały warunków określonych w przedmiocie postępowania ofertowego.
